Khi bạn bắt đầu làm một công việc hay dự án nào đó, thì bạn sẽ cần phải chuẩn bị trước tất cả những mục tiêu cần đạt được, khả năng thực hiện, những yêu cầu cần thiết, những công việc cụ thể, chức năng, nhiệm vụ, thời gian và cuối cùng là chi phí để hoàn thành dự án đó. Tất cả những công việc trên được gọi là phạm vi dự án. Qua bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phạm vi dự án là gì.
- Khái niệm
Cũng như những yếu tố được nêu ra ở đầu bài, thì phạm vi dự án có thể được định nghĩa một cách ngắn gọn như sau:
Phạm vi dự án là những mục tiêu, công việc và những gì cần chuẩn bị để thực hiện và hoàn thành một dự án. Những công việc và quy trình làm việc cụ thể nhằm đạt được một mục tiêu chung đã đề ra. Mục tiêu dự án có thể bao gồm nhiều mục tiêu nhỏ và chúng được hoàn thành lần lượt gọi là những sản phẩm trung gian, những sản phẩm này sẽ được chuyển giao lại cho chủ đầu tư từ ban quản trị dự án.
- Cách thống nhất phạm vi dự án
Như đã nói ở phần 1, phạm vi dự án được cấu thành từ những sản phẩm trung gian, những sản phẩm này cần liên quan đến quy trình, thiết kế, thuyết minh và tài liệu… từ đó tổng hợp thành các mục tiêu của dự án mà quản trị dự án cần phải chuyển giao cho chủ đầu tư.
Trong quá trình chuyển giao quản trị dự án phải thực hiện các quy trình viết đề xuất, thống nhất các yêu cầu từ phía chủ đầu tư, xây dựng, chỉnh sửa và phê duyệt thiết kế, xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng… tức là tập hợp các quy trình có liên quan tới việc đạt mục tiêu của dự án nằm trong phạm vi dự án.
Vì vậy việc thống nhất phạm vi dự án có vai trò rất quan trọng trong kiểm soát dự án đầu tư, nó quyết định đến quá trình thực hiện dự án giúp tiết kiệm chi phí và thời gian hoàn thành dự án.
- Xác định phạm vi của dự án
Một trong những khía cạnh quan trọng và khó khăn nhất của quản lý dự án là xác định phạm vi của dự án. Để xác định phạm vi dự án bạn cần làm rõ các yếu tố sau:
Thời gian: Đặt ra thời hạn hoàn thành các mục tiêu của dự án. Tuỳ vào quy mô và mức độ của dự án mà cần tính toán thời gian hợp lý, với các dự án nhỏ giá trị này có thể là một vài tuần, còn các dự án lớn hơn thì có thể mất vài tháng.
Nhân sự: Cần tính toán đúng và đủ số nhân lực, có sẵn bao nhiêu người cho dự án.
Ngân sách: Bạn sẽ cần thiết lập ngân sách cho các khoảng thù lao của bạn và đồng nghiệp hoặc khi thuê chuyên gia.
Tính khả thi: Bạn phải xác định dự án có khả thi hay không, bạn có đủ kiến thức chuyên môn hay quyền truy nhập vào dữ liệu bạn cần hay chưa.
- Quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án bao gồm 6 quá trình:
Thứ nhất, lập kế hoạch quản lý yêu cầu: là việc tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi dự án mô tả định nghĩa của phạm vi dự án và các công việc cần làm để kiểm tra, kiểm soát dự án.
Thứ hai, thu thập yêu cầu: là quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan nhằm đạt được mục tiêu dự án.
Thứ 3, định nghĩa phạm vi: là quy trình mô tả một cách chi tiết dự án và sản phẩm.
Thứ 4, tạo cấu trúc phân rã công việc: là quy trình chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được.
Thứ 5, kiểm tra phạm vi:là quy trình chính thức chấp thuận các sản phẩn bàn giao đã hoàn thành.
Thứ 6, kiểm soát phạm vi: là công đoạn giám sát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm, quản lý những sự thay đổi so với đường cơ sở phạm vi.
Các bạn chưa biết hay đang muốn tìm hiểu về phạm vi dự án là gì, cách xác định và quản lý nó như thế nào, với những giải đáp bên bên trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và có thêm kiến thức trong công việc và cuộc sống. Chúc các bạn thành công!